Datenschutzerklärung

DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Aristo Circle GmbH

Stand: 15. Mai 2026

1. Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?

Die Aristo Circle GmbH (nachfolgend Aristo, wir oder uns) vermittelt und bucht Live-Engagements von Künstlern und wickelt diese ab. Dabei bearbeiten wir Personendaten von Veranstaltern, Künstlern und deren Vertretungen (Management, Tour-Management, Techniker), von Geschäftspartnern, von Besuchern unserer Websites sowie von Personen, die anderweitig mit uns in Kontakt treten.

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche Personendaten wir bearbeiten, zu welchen Zwecken, an wen wir diese weitergeben und welche Rechte Ihnen zustehen. Sie gilt für die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit der Nutzung der Websites www.your-artist.ch und www.top-act.ch, mit dem Bezug unserer Leistungen und mit dem Abschluss und der Abwicklung von Verträgen mit uns.

Mit Personendaten sind alle Angaben gemeint, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Bearbeiten meint jeden Umgang mit Personendaten, etwa das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Weitergeben oder Löschen.

Wenn Sie uns Daten über andere Personen (z.B. Mitarbeiter, Tour-Manager, Techniker) übermitteln, gehen wir davon aus, dass Sie hierzu berechtigt sind und dass die Daten richtig sind. Bitte stellen Sie sicher, dass diese Personen über diese Datenschutzerklärung informiert sind.

2. Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist – soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben wird:

Aristo Circle GmbH
Kilchackerweg 16
4458 Eptingen (BL), Schweiz
E-Mail: sascha@your-artist.ch

Bei Anliegen rund um den Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte gemäss Ziff. 10 können Sie uns über die vorstehenden Kontaktangaben erreichen.

3. Welche Daten bearbeiten wir?

Wir bearbeiten verschiedene Kategorien von Personendaten. Welche Daten im Einzelfall anfallen, hängt davon ab, in welcher Rolle Sie mit uns in Kontakt stehen (Veranstalter, Künstler oder dessen Vertretung, Geschäftspartner, Website-Besucher).

Stammdaten: Name, Adresse, Kontaktangaben (Telefon, E-Mail), Funktion und Rolle, Sprache, Geburtsdatum (soweit erforderlich), Nationalität, Künstlername und Bühnenpseudonym, Bandzusammensetzung, Crew-Mitglieder, Bankverbindung, Steuernummern, UID-Nummer, Sozialversicherungsangaben (für Quellensteuer und Bewilligungsverfahren), Passnummer bei Visumserfordernissen sowie Angaben über Vertretungs- und Unterschriftsberechtigungen.

Vertrags- und Engagementdaten: Angaben zu Anfragen, Booking-Bestätigungen und Verträgen (insbesondere Auftrittsdatum, Veranstaltungsort, Setlänge, Gage, Bookinggebühr, Zahlungsplan, Stornierungen), Rider-Anforderungen (Technik, Hospitality, Travel), Reise- und Logistikdaten (Flug, Bahn, Hotel), Abrechnungs- und Zahlungsdaten, Provisionen, Mahnwesen sowie Korrespondenz im Zusammenhang mit dem Engagement.

Promotion- und Bilddaten (bei Künstlern): Pressefotos, Biografien, Logos, Videos, Audio-Materialien, Social-Media-Profile und sonstige Materialien, die zur Bewerbung von Engagements zur Verfügung gestellt werden.

Kommunikationsdaten: Inhalt und Randdaten der Kommunikation mit Ihnen über E-Mail, Telefon, Messenger, Social Media oder Brief, einschliesslich Datum, Zeit und beteiligter Personen.

Registrierungsdaten: Bestimmte Künstler, deren Management, Tour-Manager und Techniker erhalten Zugriff auf unsere Booking-Plattform SystemOne (vgl. Ziff. 6). In diesem Zusammenhang bearbeiten wir Benutzernamen, E-Mail-Adressen, Login-Informationen sowie Protokolle über die Nutzung der Plattform.

Technische Daten: Bei Nutzung unserer Websites fallen technische Daten an, namentlich die IP-Adresse, Angaben zum Endgerät und Browser, Zugriffszeitpunkt sowie Server-Logfiles. Diese Daten erlauben für sich alleine in der Regel keinen Rückschluss auf Ihre Identität.

Soweit Sie uns besonders schützenswerte Personendaten bekanntgeben (z.B. Gesundheitsangaben bei künstlerseitiger Verhinderung), bearbeiten wir diese nur, soweit dies für die Abwicklung des Engagements erforderlich ist.

Sie geben uns viele dieser Daten selbst bekannt. Daneben erhalten wir Daten von Vertragspartnern (z.B. Veranstaltern, Künstlermanagements, Tour-Managern), von Behörden (z.B. im Zusammenhang mit Quellensteuer oder Bewilligungen) sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen (Websites, Social Media, Handelsregister).

4. Zu welchen Zwecken bearbeiten wir Ihre Daten?

Wir bearbeiten Ihre Personendaten zu folgenden Zwecken:

• Anbahnung, Abschluss und Abwicklung von Verträgen, insbesondere die Vermittlung und das Booking von Live-Engagements, die Erbringung unserer Agenturleistungen, die Rechnungstellung und das Inkasso, das Settlement gegenüber Künstlern, die Reise- und Tourlogistik sowie die Durchsetzung vertraglicher Ansprüche.
• Kommunikation mit Veranstaltern, Künstlern, deren Vertretungen, Geschäftspartnern und Interessenten, einschliesslich der Beantwortung von Anfragen und der Dokumentation des Schriftverkehrs.
• Promotion und Bewerbung von Engagements, einschliesslich der Verwendung von Künstlernamen, Bildmaterial und Biografien für die Bewerbung konkreter Auftritte sowie der Pflege unserer Online-Auftritte (Websites, Social Media).
• Marketing und Beziehungspflege, z.B. der Versand von Informationen über unsere Leistungen und Angebote an Geschäftspartner. Sie können solche Kontakte jederzeit ablehnen.
• Buchhaltung, Steuern und Compliance, insbesondere die Erfüllung von handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungs-, Aufzeichnungs- und Meldepflichten (namentlich im Zusammenhang mit Quellensteuern bei ausländischen Künstlern), die Geldwäschereiprävention sowie die Einhaltung weiterer gesetzlicher Pflichten.
• Sicherheit und IT-Betrieb, insbesondere der sichere Betrieb unserer Websites und IT-Systeme, die Aufdeckung von Missbrauch und die Sicherstellung von Datenintegrität.
• Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere die Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie die Beweissicherung.

5. Auf welcher Grundlage bearbeiten wir Ihre Daten?

Wir bearbeiten Personendaten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertrag: Die Bearbeitung ist für die Anbahnung oder Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen oder der von Ihnen vertretenen Stelle erforderlich (Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Berechtigte Interessen: Wir oder Dritte haben ein berechtigtes Interesse an der Bearbeitung, insbesondere zur Verfolgung der unter Ziff. 4 genannten Zwecke (Art. 31 Abs. 1 DSG; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Gesetzliche Pflichten: Die Bearbeitung ist zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich, namentlich aus dem Steuer-, Handels-, Sozialversicherungs- und Aufenthaltsrecht (Art. 31 Abs. 2 lit. e DSG; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Einwilligung: Soweit wir Sie um Ihre Einwilligung bitten, bearbeiten wir Ihre Daten auf dieser Grundlage (Art. 31 Abs. 1 DSG; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt die Rechtmässigkeit der bis dahin erfolgten Bearbeitung nicht.

6. Wem geben wir Ihre Daten bekannt?

Wir geben Ihre Personendaten an folgende Kategorien von Empfängern weiter, soweit dies zur Verfolgung der unter Ziff. 4 genannten Zwecke erforderlich ist:

Dienstleister: Wir setzen externe Dienstleister ein, die in unserem Auftrag Personendaten bearbeiten (Auftragsbearbeitung). Mit diesen Dienstleistern bestehen vertragliche Vereinbarungen, die den Schutz Ihrer Daten sicherstellen. Wir setzen derzeit insbesondere folgende Dienstleister ein:

• System One SaaS GmbH, Helmerdingstraße 4, 10245 Berlin, Deutschland – Cloud-Plattform für Booking, Vertragsverwaltung, Tour-Logistik und Kommunikation (www.systemonesoftware.com). Zugriff auf die in dieser Plattform abgelegten Daten haben neben uns auch beauftragte Künstler, Tour-Manager und Techniker, soweit dies für die Vorbereitung und Durchführung der jeweiligen Engagements erforderlich ist.
• bexio AG, Alte Jonastrasse 24, 8640 Rapperswil-Jona, Schweiz – Buchhaltungs- und Fakturierungssoftware.
• Hostpoint AG, Neue Jonastrasse 60, 8640 Rapperswil-Jona, Schweiz – Hosting der Websites www.your-artist.ch und www.top-act.ch sowie E-Mail-Dienste.
• Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland (Apple Inc., One Apple Park Way, Cupertino, CA 95014, USA) – iCloud zur Speicherung und Synchronisation interner Dokumente.

Vertragspartner: Im Zusammenhang mit einem Booking geben wir bestimmte Daten an die jeweils andere Vertragspartei bzw. an deren Bevollmächtigte weiter. So übermitteln wir an Veranstalter insbesondere die für die Vorbereitung und Durchführung des Auftritts erforderlichen Angaben zum Künstler und seinem Team (Rider-Vorgaben, Anreisedaten, Promo-Material, Rechnungsangaben) sowie an Künstler bzw. deren Management die Angaben zum Veranstalter und zur Veranstaltung.

Plattformbetreiber sozialer Netzwerke: Wir unterhalten Online-Präsenzen auf Facebook und Instagram (vgl. Ziff. 12). Daten, die in diesem Zusammenhang anfallen, werden auch durch den Plattformbetreiber bearbeitet.

Behörden: Wir geben Personendaten an Behörden weiter, soweit wir hierzu rechtlich verpflichtet sind oder dies zur Wahrung unserer Interessen erforderlich ist (z.B. Steuerbehörden im Zusammenhang mit Quellensteuern, Migrations- und Arbeitsmarktbehörden bei Bewilligungsverfahren, Sozialversicherungen).

Beratende Berufe: Im Einzelfall geben wir Daten an Anwälte, Treuhänder oder Inkassodienstleister weiter, soweit dies zur Beratung oder zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

7. Gelangen Ihre Personendaten ins Ausland?

Personendaten werden teilweise im Ausland bearbeitet. SystemOne wird in Deutschland (EU) betrieben, bexio und Hostpoint in der Schweiz. Die EU bzw. der EWR verfügen aus Sicht des DSG über ein angemessenes Datenschutzniveau.

Im Zusammenhang mit der Nutzung von iCloud (Apple) sowie von Facebook und Instagram (Meta) kann es zu Datenübermittlungen in die USA und allenfalls weitere Drittstaaten kommen. Für Übermittlungen in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau treffen wir bzw. unsere Dienstleister geeignete Schutzmassnahmen, namentlich den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln (mit Schweizer Ergänzungen), die Berücksichtigung des Swiss–U.S. Data Privacy Framework bzw. des EU–U.S. Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Empfänger zertifiziert ist, sowie ergänzende technische und organisatorische Massnahmen.

Trotz dieser Massnahmen lassen sich bei Datenübermittlungen ins Ausland Restrisiken nicht vollständig ausschliessen, namentlich im Zusammenhang mit dem Zugriff durch ausländische Behörden. Bitte beachten Sie zudem, dass Daten, die über das Internet ausgetauscht werden, häufig über Drittstaaten geleitet werden, auch wenn sich Absender und Empfänger im gleichen Land befinden.

8. Wie lange bearbeiten wir Ihre Daten?

Wir bearbeiten Ihre Personendaten so lange, wie es zur Erreichung der jeweiligen Bearbeitungszwecke, zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (insbesondere zu Dokumentations- und Beweiszwecken) erforderlich ist.

Stamm- und Vertragsdaten bewahren wir in der Regel während zehn Jahren nach der letzten Vertragsaktivität bzw. nach Vertragsende auf. Buchhaltungs- und steuerrelevante Unterlagen bewahren wir während der gesetzlich vorgeschriebenen Frist von zehn Jahren auf (Art. 958f OR). Kommunikationsdaten und sonstige Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden, soweit keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Wie schützen wir Ihre Daten?

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um Ihre Personendaten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, die Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS) auf unseren Websites, regelmässige Sicherungskopien, Vertraulichkeitsverpflichtungen unserer Mitarbeiter sowie die sorgfältige Auswahl und vertragliche Verpflichtung unserer Dienstleister.

Trotz dieser Massnahmen lassen sich Sicherheitsrisiken bei der elektronischen Datenübermittlung nie vollständig ausschliessen. Restrisiken sind unvermeidbar.

10. Welche Rechte haben Sie?

Soweit das anwendbare Datenschutzrecht dies vorsieht, stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten;
• Berichtigung unrichtiger Daten;
• Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Daten;
• Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format oder Übertragung an einen anderen Verantwortlichen (Datenportabilität);
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft;
• Widerspruch gegen Bearbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen, insbesondere gegen Bearbeitungen zu Zwecken des Direktmarketings.

Diese Rechte unterliegen den im anwendbaren Datenschutzrecht vorgesehenen Voraussetzungen, Ausnahmen und Einschränkungen (z.B. zum Schutz Dritter oder von Geschäftsgeheimnissen).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an die in Ziff. 2 genannten Kontaktangaben. Damit wir einen Missbrauch ausschliessen können, müssen wir Sie identifizieren können (z.B. mit einer Ausweiskopie, soweit nicht anders möglich).

Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Daten nicht einverstanden sind, können Sie sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB, www.edoeb.admin.ch). Personen im EWR können sich an die Aufsichtsbehörde ihres Mitgliedstaats wenden.

11. Websites und Cookies

Beim Besuch der Websites www.your-artist.ch und www.top-act.ch werden technische Daten verarbeitet (vgl. Ziff. 3), die für den sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Websites erforderlich sind. Diese Daten werden in Server-Logfiles unseres Hosting-Dienstleisters (Hostpoint AG) gespeichert und nach üblichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Wir setzen Cookies und vergleichbare Techniken ein, soweit dies für den Betrieb der Websites erforderlich ist (notwendige Cookies). Soweit wir darüber hinausgehende Cookies einsetzen (etwa zur Reichweitenmessung oder zur Steuerung von Werbung), holen wir hierfür Ihre Einwilligung ein. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers oder über das Einwilligungsbanner auf unseren Websites widerrufen.

12. Soziale Netzwerke

Wir betreiben Online-Präsenzen auf Facebook und Instagram (jeweils Plattformen der Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland; nachfolgend Meta), um mit Veranstaltern, Künstlern und sonstigen Interessenten zu kommunizieren und um unsere Leistungen zu bewerben.

Wenn Sie unsere Profile besuchen, mit Inhalten interagieren oder uns kontaktieren, bearbeitet Meta Ihre Daten in eigener Verantwortung und nach den jeweiligen Datenschutzbestimmungen. Hinsichtlich der von Meta für die Erstellung von sogenannten Page Insights erhobenen Daten sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich im Sinne von Art. 26 DSGVO. Die diesbezügliche Vereinbarung finden Sie unter www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum. Wir erhalten von Meta nur aggregierte, nicht personenbezogene Statistiken.

Weitere Informationen zur Datenbearbeitung durch Meta finden Sie unter www.facebook.com/policy sowie unter help.instagram.com/519522125107875.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist nicht Bestandteil eines Vertrags mit Ihnen. Wir können sie jederzeit anpassen. Die jeweils aktuelle, auf unseren Websites veröffentlichte Fassung ist massgeblich.